Tietosuojailmoitus
Yksityisyytesi kunnioittaminen on meille tärkeää. Olemme toiminnassamme sitoutuneet keräämään, käsittelemään ja suojaamaan henkilötietojasi EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja kansallisen tietosuojalainsäädännön sekä niiden nojalla annettujen päätösten ja suositusten mukaisesti, parhaita käytänteitä soveltaen.
Tämän tietosuojailmoituksen tarkoituksena on kuvata sinulle, miten me Haglexilla keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi. Lisäksi kerromme, millaisia oikeuksia rekisteröidyille eli sinulle kuuluu, kun henkilötietojasi kerätään ja käsitellään.
”Haglexilla” tarkoitetaan tässä tietosuojailmoituksessa Haglex-konsernin muodostavia yhtiöitä, joita ovat Haglex Oy ja Hagfin Oy. Molemmat yhtiöt keräävät ja käsittelevät henkilötietojasi rekisterinpitäjinä.
Mitä tarkoituksia varten Haglex kerää ja käsittelee henkilötietoja?
Henkilötiedot ovat tietoja, joiden avulla sinut voidaan tunnistaa tai tietoja, jotka voidaan muuten yhdistää sinuun.
Liikejuridiikan ja talouden asiantuntijapalvelujen tarjoajana vastaanotamme ja käsittelemme henkilötietoja osana päivittäistä liiketoimintaamme, jonka keskiössä on asiakastoimeksiantojen hoitaminen ja hallinnointi. Henkilötietojen keräämistä ja käsittelemistä voivat edellyttää myös tarjoamiimme palveluihin liittyvät viranomaisprosessit sekä erilaisista lakisääteisistä velvollisuuksista huolehtiminen.
Haglex kerää ja käsittelee henkilötietojasi seuraavia tarkoituksia varten:
- Haglexin asiakassuhteiden hoitaminen ja hallinnointi, esimerkiksi toimeksiantojen vastaanottaminen, hoitaminen ja hallinnointi sekä niihin liittyvä laskutus, maksut ja kirjanpito niihin liittyvine tukipalveluineen;
- Haglexin toimittajasuhteiden hoitaminen ja hallinnointi sekä niihin liittyvä laskutus, maksut ja kirjanpito niihin liittyvine tukipalveluineen;
- Sidosryhmiin liittyvien henkilötietojen käsittely, kuten esimerkiksi liiketoimintaa koskevien tietojen lähettäminen ja mahdollisten kumppanuusneuvottelujen käyminen;
- Henkilötietojen käsittely erilaisten tapahtumien järjestämiseen liittyen;
- Henkilötietojen käsittely liittyen työnhakijoihin ja heidän palkkaamiseensa;
- Työntekijöiden henkilötietojen käsittely työnantajavelvoitteiden täyttämiseksi;
- Henkilötietojen käsittely Haglexin lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.
Henkilötietojesi käsittely perustuu aina johonkin EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määriteltyyn käsittelyperusteeseen, joka oikeuttaa henkilötietojen käsittelyyn.
Pääsääntöisesti Haglexin käsittelemät henkilötiedot kerätään suoraan sinulta. Voimme myös käsitellä julkisista tietolähteistä saamiamme henkilötietoja. Verkkosivumme ei käytä evästeitä, eikä myöskään kerää henkilötietoja.
Miten Haglex luovuttaa tai siirtää henkilötietoja?
Haglex ei pääsääntöisesti luovuta tai siirrä henkilötietoja kolmansille osapuolille. Haglex voi kuitenkin luovuttaa henkilötietoja kolmannelle osapuolelle, kuten esimerkiksi Haglexin konserniyhtiöille, tietotekniikka- ja järjestelmäpalvelujen tarjoajille tai asianomaisille viranomaisille, jos se on tarpeen henkilötietojen käsittelemiseksi tässä tietosuojailmoituksessa mainittuja tarkoituksia varten. Jos henkilötietoja luovutetaan, Haglex on sopinut siitä erikseen sinun kanssasi tai tehnyt palveluntarjoajien kanssa asianmukaiset sopimukset henkilötietojen asianmukaisen käsittelyn varmistamiseksi.
Pääsääntöisesti henkilötietoja säilytetään ja käsitellään vain Euroopan unionin alueella tai Euroopan talousalueella. Henkilötietoja voidaan kuitenkin siirtää tai niitä voidaan käsitellä EU/ETA-alueen ulkopuolella.
Jos henkilötietoja siirretään EU/ETA-alueen ulkopuolelle, siirto tapahtuu sovellettavan tietosuojalainsäädännön sekä sen nojalla annettujen päätösten ja suositusten mukaisesti. Haglex huolehtii riittävästä tietosuojan tasosta mahdollisissa siirtotilanteissa, käyttämällä tarvittaessa Euroopan komission vakiosopimuslausekkeita sekä täydentäviä lisäsuojatoimia.
Kuinka kauan Haglex säilyttää henkilötietoja?
Haglex säilyttää henkilötietoja turvallisesti kuten mitä tahansa luottamuksellisia tietoja. Haglex käyttää erilaisia organisatorisia ja teknisiä menetelmiä, joilla henkilötietojen tietoturvallinen säilyttäminen varmistetaan. Henkilötietojasi käsittelevät ja niihin on pääsy ainoastaan niillä Haglexin henkilöstöön kuluvilla, joilla on siihen työtehtäviensä hoitamisen vuoksi tarve.
Henkilötietojen säilytysaika määräytyy aina tapauskohtaisesti henkilötietojen käsittelyn perusteen ja tarkoituksen mukaisesti. Henkilötietojen säilytysaikaan voivat vaikutta myös nimenomaiset lakisääteiset vaatimukset. Henkilötietoja ei kuitenkaan säilytetä Haglexilla milloinkaan pidempään, kuin mitä henkilötietojen käsittelyn kulloinenkin tarkoitus tai lakisääteiset vaatimukset edellyttävät.
Mitä oikeuksia sinulla on?
Haglex haluaa varmistaa, että olet tietoinen kaikista sinulle kuuluvista oikeuksista. Jokaisella rekisteröidyllä on:
- Oikeus saada tutustua tietoihin
Oikeus pyytää Haglexia toimittamaan jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoistasi;
- Oikeus oikaista tietoja
Oikeus vaatia Haglexia oikaisemaan epätarkoiksi ja virheellisiksi katsomasi henkilötiedot ja täydentää puutteellisiksi katsomasi henkilötiedot;
- Oikeus poistaa tiedot
Oikeus pyytää Haglexia poistamaan henkilötietosi tietyissä tilanteissa;
- Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä
Oikeus pyytää Haglexia rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä tietyissä tilanteissa;
- Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä
Oikeus tietyin edellytyksin vastustaa sitä, että Haglex käsittelee henkilötietojasi;
- Oikeus peruuttaa henkilötietojen käsittelyä koskeva suostumus
Oikeus milloin tahansa peruttaa suostumus, jonka perusteella Haglex käsittelee henkilötietojasi;
- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Oikeus saada Haglexille toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja halutessasi siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Mikäli katsot, että Haglex ei ole noudattanut toiminnassaan sen toimintaan sovellettavia tietosuojasäännöksiä, sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto). Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivut löydät osoitteesta www.tietosuoja.fi.
Mikäli sinulla on kysymyksiä koskien henkilötietojen keräämistä tai käsittelyä Haglexilla, tai haluat käyttää sinulle kuuluvia oikeuksia, pyydämme sinua olemaan yhteydessä henkilötietojen käsittelystä vastaavaan hallintojohtaja Marita Kuisminiin marita.kuismin@haglex.fi.
Haluamme varmistua siitä, että henkilötietoja kerätään ja käsitellään Haglexilla aina asianmukaisesti. Seuraamme henkilötietojen suojaa koskevan lainsäädännön kehittymistä ja arvioimme jatkuvasti omia henkilötietojen keräämistä, käsittelyä ja suojaamista koskevia käytänteitämme. Huomaathan, että päivitämme myös tätä tietosuojailmoitusta säännöllisesti pitääksemme sen ja sinut ajan tasalla.
Tämä tietosuojailmoitus on viimeksi päivitetty 13.6.2023